第5章

常见错误：

- 分类过于复杂或过于简单：过于复杂导致难以维护，过于简单则起不到分类作用。根据自己的需求来设定，可以从简单开始，逐步善。

- 不使用优先级和截止日期：导致所有任务看起来都一样重要，不知道先做哪个。

第五步：建立下一步行动列表与周/日回顾。

目标：确保你知道在任何时候应该做什么，并定期回顾和调整你的任务系统。

要点：

1. 下一步行动（下一步行动）：只列出在某个特定时间、特定情境下可以执行的“下一步”具体动作。避免列出模糊不清或需要多步才能成的“愿望”。

2. 周回顾（每周回顾）：每周固定一个时间（例如周五下午或周六上午），花1-2小时回顾过去一周的任务成情况，清空收集箱，处理积压的任务，规划下一周的重点事项，审视你的项目和领域列表，确保一切都在掌控之中。

3. 日计划（日常计划）：每天开始工作前或结束工作前，花15分钟左右规划当天或第二天的重点任务，审视你的“下一步行动”列表，安排好当天的具体行动。

如何做：

- 在你的任务工具中创建一个“下一步行动”的列表或使用过滤器来展示所有可执行的任务。

- 在每周回顾时，按照设定的流程一步步进行（可以参考GTD的周回顾流程）。

- 在日计划时，从“下一步行动”列表中选择当天要成的任务，并将其安排到具体的时间段（如果需要）。

常见错误：

- “下一步行动”不具体：例如写着“项目A”，但不知道具体要做的第一件事是什么。应该是“发送项目A启动邮件给张三”。

- 不做周回顾和日计划：导致系统缺乏维护，任务堆积，失去掌控感。

进阶技巧与常见问题：

1. 如何处理突发任务？

突发任务是不可避免的。记住原则：先记录到收集箱，再决定优先级和处理时间。如果是紧急且重要的，立刻中断当前工作处理；如果重要但不紧急，安排到日程中；如果紧急但不重要，看看能否授权给别人；如果不紧急不重要，可以考虑放弃或推迟。

2. 如何处理那些“永远不想做”的任务？

有些任务可能因为难度大、耗时长或缺乏兴趣而一直被你拖延。可以尝试以下方法：

- 分解：将大任务分解成非常小的、易于执行的步骤。

- 番茄工作法：为任务设置固定的工作时间（如25分钟），中间休息，帮助你启动和保持专注。

- 奖励：成一项不想做的任务后给自己一些小奖励。

- 调整心态：思考成这个任务的意义和好处，增强动力。

- 考虑放弃：如果一个任务长时间没有进展，并且对你的目标影响不大，或许可以考虑直接放弃。

3. 如何在不同工具之间协同？

如果你使用多个工具（如任务工具、日历、笔记软件），确保它们之间能够协同工作。例如，将重要任务添加到日历中，将任务相关的资料链接到笔记软件中。可以使用自动化工具（如Zapier, IFTTT）实现不同工具之间的数据同步。